PROTOCOLOS
NOTARIALES. NECESIDAD DE UN ÍNDICE.
Lic.
María Belén Batista Hidalgo
Archivo Histórico Provincial de Holguín
El fondo documental Protocolos Notariales del Archivo
Histórico Provincial de Holguín abarca
un extenso período de tiempo: 1737-1966 y en
él está reflejada la labor de prestigiosos
Escribanos y Notarios del territorio que abarca la
actual provincia. Nuestra Misión es preservarlos
de manera permanente y poner a disposición
de nuestros usuarios la información contenida
en ellos.
Un Protocolo Notarial no es más que un compendio
de escrituras elaboradas en el desarrollo de la actividad
notarial durante un período determinado, por
lo que en un año un abogado puede tener uno
y aproximadamente hasta 4 protocolos. Un notario produce
a veces hasta Mil (1 000) escrituras anuales. En ellas
los escribanos o notarios reflejan todos los actos
legales realizados por los contratados ante sus representados
y tienen valor aunque hayan pasado siglos. Si consultamos
los de la etapa colonial observamos las compras, ventas,
permutas y libertades de esclavos, y desde el siglo
XVIII hasta nuestros días: testamentos, poderes,
matrimonios, emancipación, contrato de arrendamiento,
compromiso de constitución de hipotecas, división
de condominio, préstamo hipotecario, carta
de pago, venta de pesos de posesión, cancelación
de deudas, consentimiento marital, etc.
Al hablarse de patrimonio documental pensamos en aquellos
documentos o libros cuya consulta es esporádica,
a diferencia del que se encuentra en un archivo de
gestión que se utiliza constantemente. Sin
embargo con los protocolos notariales de valor histórico
ocurre algo atípico en la gestión de
información de documentos pertenecientes al
tercer ciclo de vida. Sobre ellos diríamos
que tienen la dualidad de poseer valor para la información,
la investigación, para la reconstrucción
de nuestra memoria histórica y a su vez tienen
plena vigencia legal en virtud de lo que establece
el artículo b de la Resolución 247 del
2003 del Ministerio de Justicia de Cuba. Nosotros
como institución tenemos la obligación
de preservar este bien cultural de la comunidad, pero
a al vez estamos obligados a emitir copias literales
de estas a sus propietarios para legalizar los inmuebles
tanto del sector estatal, como del sector privado.
Al ofrecer este servicio nos enfrentamos constantemente
a una restricción de orden práctico
debido a la ausencia de un índice que nos permita
acceder fácilmente al documento que tanto urge,
para facilitar la inscripción de un inmueble
o el cobro de una chequera, etc., por parte de los
afectados, que son en este caso muchos de nuestros
usuarios.
Un
equipo de trabajo tiene la tarea de elaborar los índices
de los Protocolos de forma manual, pues la tecnología
que poseemos a nuestra disposición resulta
aún insuficiente. Iniciamos la labor con la
producción de dos notarios: Enrique Sera Sera
y José A. García Castañeda. Nuestra
meta es continuar. Los primeros datos tomados fueron:
Nombre del Notario, Número de la Escritura
(cada año comienza por el 1 hasta el infinito
y termina siempre el 31 de diciembre del propio año),
Año, Fecha, Lugar, Otorgantes y Tipo de Escritura.
Luego con esta información elaboramos un índice
alfabético, no importando en el orden del índice
onomástico el año ni el número
de la escritura. En este último se introducen
sencillamente por el apellido. Estos índices
de escrituras notariales están encaminados
a romper con una de esas barreras que irritan a nuestros
clientes y ponen en aprieto a quienes deseamos mejorar
los servicios que ofrecemos. La celeridad ha de ser
uno de nuestras características en la Gestión
de Información.
Debemos significar que la información contenida
en el fondo documental no sólo es válida
como habíamos dicho anteriormente para formalizar
un acto legal, sino que dan pie a investigaciones
diversas sobre economía territorial, sociedad,
cultura, arquitectura, genealogía, etc.; las
últimas están muy de moda, tanto nacional
como internacionalmente. En los diferentes actos los
comparecientes dan fe de, entre otras cosas, del monto
económico pero también de su naturaleza
y vecindad.
(PORTAL HOLGUÍN, 17-9-07)
